Hospital Logistics kiest voor eigen kwaliteitskader
Interview Jeroen D’Espallier (CEO) en Wendy De Ronde (Kwaliteitscoördinator) - Hospital Logistics
“RS health denkt mee vanuit véél eigen praktijkervaring: dat is een grote plus.”
Waarom koos je voor RS health?
We waren op zoek naar een externe partij die Hospital Logistics volledig kon doorlichten vertrekkend vanuit drie standpunten: 1) de wet- en regelgeving, 2) de ISO-vereisten en 3) de kwaliteitsnormen voor zorginstellingen vanuit accrediterings-instellingen.
Veel klanten hebben een JCI of Qmentum global accreditering.
Hospital Logistics wilde niet door één van deze instanties geaccrediteerd worden, maar vond het erg belangrijk te weten te weten waar ze staan ten opzichte van de kwaliteitsnormen die worden gehanteerd door de klanten. Wat doen we al goed, waar kunnen we het nog beter doen. Met die reden zochten we een organisatie die ervaring had op deze drie vlakken en die samen met ons een kwaliteitskader kon opstellen dat we konden gebruiken als basis voor onze kwaliteitswerking.
Jeroen kende RS health via het Wit-Gele Kruis Vlaams-Brabant.
Wat heb je samen gerealiseerd?
RS health stelde een kwaliteitskader op dat voldeed aan de wet- en regelgeving, ISO-vereisten en de kwaliteitsnormen gehanteerd in zorginstellingen. Dat normenkader hebben we verschillende keren intern doorgenomen en gevormd tot een finaal kwaliteitskader voor Hospital Logistics. In een tweede fase voerde RS health een audit uit in het logistieke magazijn van Hospital Logistics en voerden de consultants verschillende gesprekken. Op basis van die audit werd er een verslag gemaakt en een aanbeveling gedaan voor verbeteringen.
Samen met RS health werd een actieplan opgesteld met concrete tijdslijnen. Het werd duidelijk dat heel het bestaande documentbeheersysteem herbekeken moest worden. De procedures moesten up-to-date gemaakt worden en duidelijker opgesteld vanuit het perspectief van de gebruiker.
Het uitwerken van alle procedures was een enorm werk waarvoor wij beroep deden op RS health. Ze hebben samen met de betrokkenen binnen onze organisatie de werkwijzen overlopen en procedures uitgeschreven. De kwaliteitswerking werd volledig uitgeschreven. We maakten ondertussen een risicoanalyse op ons ‘recall process’ en voerden verbeteringen door om de risico’s te minimaliseren.
Waarom zou je RS health aanbevelen?
De consultants van RS health zijn heel goed op de hoogte van de werking in de praktijk. Ze hebben alle nodige kennis van wetgeving, voorschriften en richtlijnen. Die moeten echter voor iedereen omgezet worden in duidelijke taal, anders loop je het risico dat de werknemers onvoldoende betrokken geraken. RS health is hier sterk in, ze luisteren en analyseren. Ze denken mee vanuit de praktijk; dat is een grote plus!
Ze leveren niet enkel het document op, maar geven daarbij ook de nodige uitleg. Elk document wordt punt per punt doorgenomen. Als je ergens niet mee akkoord gaat, bekijken ze het opnieuw, en ze staan open voor aanpassingen indien nodig.
Daarnaast zijn ze ook erg stipt: als je een afspraak met hen maakt, wordt het nodige op het juiste tijdstip opgeleverd. Dat zorgt voor een vlotte samenwerking en aangenaam onderling overleg. Je merkt op alle vlakken de ervaring vanuit het veld en dat is waarom ik hen zou aanbevelen.