AZ Glorieux zette samen met RS health het 5S-stappenplan op
Interview met Annabell Verhaegen, directeur Verpleeg- en Zorgdepartement, en Anke Allaert, Facilitair directeur - AZ Glorieux
“We hebben een aangename, geordende, efficiënte en veilige werkomgeving gecreëerd. EN we hebben nu meer tijd voor onze patiënten, dus een dubbele win-win.”
Waarom koos je voor RS health?
Annabell Verhaegen: “Onze zorgmedewerkers kunnen vaak maar 30% van hun tijd besteden aan directe patiëntenzorg. Daarnaast is het tekort aan medewerkers in de zorg historisch hoog. We voelden de nood om de werking van onze afdelingen te optimaliseren om zo onze medewerkers te ontlasten en meer tijd vrij te kunnen maken voor de patiënten. Zorgmedewerkers willen immers in de eerste plaats voor mensen kunnen zorgen. Dat werkt demotiverend als het grootste deel van de tijd naar werking en administratie gaat.”
Anke Allaert: “Nu verliezen we vaak tijd door verspillingen, het zoeken naar materiaal in de stock, het over en weer lopen, infrastructuur die niet optimaal is ingericht, enzovoort. We gebruiken ook steeds meer verschillende materialen, meer apparaten, meer hulpmiddelen, meer geneesmiddelen,… Dat brengt de nodige uitdagingen met zich mee. Het is voor ons belangrijk dat we op het juiste moment en op de juiste plaats wat we nodig hebben vlot ter beschikking hebben om zo kwaliteitsvolle en veilige zorg te kunnen bieden.”
Annabell Verhaegen: “Zo kwamen we bij de mensen van RS health terecht, die ons hielpen bij het opzetten van een 5S-stappenplan met als doel: de werkplek optimaal te organiseren om de tijd met de patiënt te optimaliseren. Zo is er meer tijd en aandacht voor wat er echt toe doet: het emotionele aspect van de zorg.”
Wat heb je samen gerealiseerd?
Annabell Verhaegen: “RS health leerde ons de 5S-methodiek aan: volgens het principe van de 5 S’en – SCHEIDEN, SCHIKKEN, SCHOONMAKEN, STANDAARDISEREN & STANDHOUDEN – elimineerden we de vastgestelde verspillingen zowel ruimtelijk als procesmatig. Iedere ruimte werd onder de loep genomen. We verwijderden het overtollige materiaal, ordenden het aanwezige materiaal en maakten schoon. Al onze voorraden werden geanalyseerd en geoptimaliseerd.”
Anke Allaert: “Ook de technische dienst werd betrokken in het proces. Zo beslisten we onder meer om de doucheruimte voor patiënten op een andere locatie in te richten, zodat die veel patiënt- en gebruiksvriendelijker wordt. We veranderden de instellingen van onze schuifdeuren zodat er niet voortdurend moest gebeld worden om mensen binnen te laten, we brachten onze watervoorraad in kaart en pasten die aan, stockeerden de waterflessen op een andere plek,… Allemaal kleine aanpassingen die samen toch een wereld van verschil maken.”
Annabell Verhaegen: “RS health keek met de betrokken verantwoordelijken naar de verbruiken, de voorraden, de infrastructuur, maar ze luisterden ook naar de behoeften van de afdelingen. Het resultaat? We hebben nu een aangename, geordende, efficiënte en veilige werkomgeving gecreëerd, zowel voor de patiënt als de medewerker. EN we hebben hierdoor meer tijd voor onze patiënten, dus een dubbele win-win.”
Waarom zou je RS health aanbevelen?
Annabell Verhaegen: “Iedere stap in het 5S-project deden we samen met RS health. Van in het begin voelden ze aan als deel van onze organisatie. Ze bouwden vertrouwen op en hechtten veel belang aan co-creatie. Het gehele team, samen met verantwoordelijken en medewerkers van andere departementen, werden betrokken. Daarvoor herorganiseerde RS health het kwaliteitsbord op onze afdeling. Hun kwaliteitsbord is opgebouwd uit vier kwadranten, één voor iedere stap van de PDCA (Plan – Do – Check – Act). Daarop kan je visueel heel goed zien waar we voor STAAN, waar we voor GAAN, HOE we het doen, en waar we momenteel aan WERKEN. Elke 2 weken bespraken we de vooruitgang van het project, werden nieuwe oplossingen bedacht en werden voorstellen goed- of afgekeurd. De mensen van RS health slaan je niet met zware theoretische modellen om de oren, maar vertrekken altijd vanuit de praktijk: Wat is er nodig? En wat kunnen we daarvoor ‘doen’? En ze gaan samen met jou aan de slag.”
Anke Allaert: “Het was ook echt goed dat een externe partner een neutrale positie in onze organisatie innam. Wij hebben allen zoveel operationele taken lopen dat kwaliteitsprojecten als deze soms wat op de lange baan worden geschoven. De RS health-medewerkers waren erg toegewijd, volgden de zaken van nabij op en zorgden er ook voor dat we effectief aan de slag gingen en onze deadlines haalden. Kortom: we zijn erg tevreden over de samenwerking.”