Nieuwe uurroosters voor WZC Zilverbos zijn stabieler en efficiënter
Interview met directeur Gerda Pauwels en centrale planner Jennifer Noterdaeme van woonzorgcentrum Zilverbos in Zelzate
"De nieuwe uurroosters geven meer zekerheid en rust. Natuurlijk kan er nog steeds iemand uitvallen. Maar nu de planning centraal wordt opgevolgd, is het makkelijker om elkaar te helpen over afdelingen heen.”
Waarom koos je voor RS health?
Gerda Pauwels: Door de moeilijke zoektocht naar zorg- en verpleegkundigen besloten we onze capaciteitsplanning te optimaliseren. We wilden in kaart brengen welke profielen wanneer nodig zijn, en voor welke taken we ook niet-zorgpersoneel kunnen inzetten. Hiervoor schakelden we RS health in, omdat onze koepelorganisatie Agapè al eerder positief met hen had samengewerkt.
Wat heb je samen gerealiseerd?
Jennifer Noterdaeme: Eerst onderzochten we wat er beter kon in onze werking en evalueerden we onze toenmalige roosters. RS health liep op de werkvloer met shiften mee, liet teamcoaches dagindelingen uitschrijven en sprak met bewoners en medewerkers.
Gerda Pauwels: Via deze oefening hebben we het takenpakket van het zorgpersoneel beter in kaart gebracht en hebben we bepaalde taken laten overnemen door logistiek medewerkers. Ook ontdekten we dat medewerkers zichzelf soms te veel druk opleggen bij de ochtendzorg. Zo vinden sommige bewoners het prima om pas na het ontbijt gewassen te worden, wat meer flexibiliteit kan geven in de ochtendshift.
Jennifer Noterdaeme: Daarna stelden we nieuwe uurroosters op met een vast roulement van vier weken. Zo weten medewerkers ook op lange termijn wanneer ze moeten werken. Dat verminderde frustraties en bracht rust. Tot slot werd ik centrale planner: ik volg alle roosters op en stuur bij wanneer mensen vakantie nemen, ziek worden, een opleiding volgen…
Gerda Pauwels: Vroeger maakten de teamcoaches de planning en werd er elke maand opnieuw een rooster opgesteld. Dat was minder efficiënt en medewerkers wisten te laat wanneer ze wel of niet moesten werken. Doordat Jennifer de planning van het héle WZC ziet, worden afwezigheden niet meer binnen één afdeling opgelost maar worden medewerkers over de afdelingen heen ingezet bij een personeelstekort.
Waarom zou je RS health aanbevelen?
Jennifer Noterdaeme: Ze zijn heel toegankelijk en bereikbaar, ik durfde alles vragen. Zelfs op dagen waarop de consultant er niet was, kreeg ik snel antwoord via mail. Ze zorgden ook dat ze er op cruciale momenten waren om veranderingen mee te ondersteunen, bijvoorbeeld wanneer de eerste logistieke medewerker startte. En waren ze er niet, dan was alles voorbereid en kwam er die dag een telefoontje om te zien of alles goed verliep.
Gerda Pauwels: Het commitment van RS health is een enorme meerwaarde. Ze hebben niet zomaar een nieuwe regeling uitgedacht en op ons gedropt. Nee, ze liepen echt mee op afdelingen, waardoor teams de veranderingen makkelijker aanvaardden. En na elke doorgevoerde wijziging hielden ze feedbackmomenten. Kortom, ze waren betrokken bij het creëren, implementeren en opvolgen van de nieuwe uurroosters. We zijn alleen maar positief!